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《大廈管理的最佳做法》修訂本 (2019年版本)

最佳做法

要負責方

1.0

成立法團

  

1.1

   如建築物的單位多於 500 個，法團管理委員會(管委會)的委員人數不應少於11。

業主

1.2

   在委任管委會委員期間，參選管委會委員的候選人應在投票前於他/她的提名表格或於業主會議、業主週年大會或業主大會上申報他/ 她與其他候選人及現屆管委會委員的關聯( 如有的話)(相聯者申報表格範本載於附件A).2 。申報應記錄在相關的會議紀錄上。

參選管委會委員的候選人

2.0

 採購程序

  

2.1

 擬備招標書

  
 

2.1.1

 如擬採購的任何供應品、貨品或服務的價值超過或相當可能超過過去三年的平均⌈經審計開支⌋3 (如有的話)的20%即使價值未達《條例》第 20A(2)條所訂的水平，有關的採購亦應以招標承投方式進行。

法團/業委會/公契經理人/物管公司

2.2

 考慮及決定是否採納標書

  
 

2.2.1

 如擬採購的供應品、貨品或服務的價值超過或相當可能超過以下相應的⌈實際金額⌋ 或⌈佔過去三年的平均經審計開支的百分比⌋( 以較低者為準)，相關各方( 如適用)應把該項採購界定為⌈大型採購⌋,

法團/業委會/公契經理人/物管公司
2.1 2.1.1

如大廈沒有過去三年的經審計開支，相關各方(如有的話)可只依循按⌈實際金額⌋定義的標準。

  
  2.2.2

如要通過有關⌈大型採購⌋, 的決議，相關各方(如適用)應盡量出席和鼓勵業主出席有關會議並親自投票。


上述會議宜有至少20% 的業主(包括親身出席的業主或獲業主委任的代表)出席，並有至少10%或400名業主(以較少者為準)親身出席該會議和就決議投票。

業主/法團/業委會/公契經理人/物管公司
  2.2.3

就有關⌈大型採購⌋以及只有⌈贊成⌋和⌈反對⌋選項並將付諸表決的決議而言， 業主可因應每項將付諸表決的決議的情況( 例如各項決議的選項會否取決於其他某些決議的結果)，向委任代表( 如已作出委任的話)訂明投票指示。供業主在該情況下訂明投票指示的範本載於附件B的B部分。

委任代表
   

相關說明請見下文第3.2.8、3.2.9及 3.2.10段。

  
  2.2.4

如採購須藉法團業主大會通過決議批准，有關的會議通知應載列顯眼的⌈提示⌋說明每項工程的估價、每一份業權份數所承擔之款額，以及每名業主在有關標書獲決議批准後或須分擔的開支。

委會秘書
2.3  

採納標書後的工作

  
  2.3.1

商討⌈大型採購⌋的管委會和法團會議的會議紀錄應在有關會議日期後的28天內獲派送到業主的信箱

委會秘書
3.0  

業主大會和使用委任代表文書

  

3.1

   召開業主大會和會議通知

  
  3.1.1

除了按照《條例》的要求發出會議通知外, 會議通知應在切實可行的情況下盡早(例如在法團會議至少21天前)在大廈顯眼處展示。

管委會秘書
  3.1.2

會議通知應清楚訂明:

(a)
送交委任代表文書的指定法定時限;
(b)
送交委任代表文書的方法和地點(例如委任代表文書收集箱的確實位置);以及
(c)
如有使用委任代表文書收集箱,開啟該收集箱的時間和地點,以便業主可見證開啟收集箱及點算委任代表文書的過程。

管委會秘書
  3.1.3

當有不少於5%的業主根據《條例》附表3第1(2)段提出召開業主大會的要求時,有關業主應:


(a)
提供一份名單,清楚顯示提出要求的業主姓名、其居住的單位及其簽名;
(b)
在向管委會主席提出要求前,查核是否已達到⌈提示5%的業主⌋的最低要求;以及
(c)
委派一人擔任代表/聯絡人,以便更好地與管委會主席聯繫。

業主
  3.1.4

就按不少於5%的業主要求召開的法團業主大會,管委會主席應:


(a)
在所要求討論的事項已於過去的法團大會上多次討論但仍有不少於5% 的業主要求召開大會討論該事項的情況下,聯絡該些業主,以商議合適方法解決問題;
(b)
核實開會要求是否由不少於5%的業主提出;以及
(c)
在收到召開會議的要求後,盡快通知管委會其他委員,以促進管委會內部協調和溝通。

管委會主席
  3.1.5

就按不少於5%的業主要求召開的法團業主大會,會上應先處理業主要求討論的事項,除非要求討論的事項的決議取決於另一決議 /事項的結果而有關業主未有要求討論該另一決議/事項。管委會主席應按需要請有關業主就其要求作澄清。

管委會主席

3.2

   委任代表文書5

  
   

委任代表文書的格式

  
  3.2.1

管委會秘書:


(a)
在每份委任代表文書上印上法團會議日期及獨有序號,以助確保業主知悉其委任代表將在哪次會議代其行使投票權,以及方便查核;
(b)
在每份委任代表文書夾附收集業主及委任代表個人資料目的說明(目的說明的範本載於附件C));
(c)
在每份委任代表文書夾附⌈注意事項⌋(見附件C),以提醒業主其投票權的重要性;
(d)
在會議通知夾附:(i)空白的委任代表文書;以及(ii)可供業主訂明投票指示 (見附件B)所載的範本 )(只適用於有關⌈大型採購⌋以及只有⌈贊成⌋ 和⌈反對⌋選項並將付諸表決的決議)(見第 2.2.3 及 3.2.8 段) 和供委任代表作出聲明的表格(見下文第3.2.7及3.2.8 段)，或在管理處提供(i)和(ii)所述的文書和表格；
(e)
派發⌈代表姓名⌋一欄留空的委任代表文書予業主填寫；以及
(f)
準備登記冊，讓不打算委任代表的業主登記，並提供登記冊予業主查閱。

填寫委任代表文書
   

填寫委任代表文書

  
  3.2.2

業主應仔細考慮代表的委任，並只委任他們信賴的人士為其代表，以確保有關代表會以業主的最佳利益行事

業主
  3.2.3

業主應只委任18歲或以上的人士為其代表。

業主
  3.2.4

業主在委任代表時，應在委任代表文書上填上所有需要填寫的資料，尤其是⌈代表姓名⌋一欄。

業主
  3.2.5

業主不應把已簽署但未有填上「代表姓名」的委任代表文書交予任何人士。

業主
  3.2.6

業主如收到印有「代表姓名」的委任代表文書，但擬另行委任他人為代表，可刪去印有的姓名，並填上其委任代表之姓名，再在經修改的地方旁邊簽署。

業主
  3.2.7

業主在委任代表時，除了填寫委任代表文書，亦應向其委任代表展示該份委任代表文書，並將表格(見附件B所載的範本交予其委任代表，讓委任代表在表格內的A部份作出聲明，表示有關的委任代表文書是從相關業主誠實地獲得。有關業主及委任代表亦應簽署 「收集個人資料目的說明」(見附件B所載的範本)。

業主、委任代表
  3.2.8

就有關「大型採購」以及只有「贊成」和「反對」選項並將付諸表決的決議而言，承接上文第2.2.3段，業主如打算訂明其投票指示，應填妥表格(見附件B 所載的範本)內的 B 部份。委任代表應在表格內的C部分作出聲明(見附件B所載的範本)，以表示他/她會依循業主的投票指示(如有的話)。有關業主及委任代表亦應簽署「收集個人資料目的說明」(見附件B所載的範本)。

業主、委任代表
  3.2.9

載有下列部份的已填妥的表格正本(見附件B所載的範本):


(a)
委任代表就有關的委任代表文書是從相關業主誠實地獲得而作出的聲明(A部分)；
(b)
業主的投票指示(B部分；如有的話)；
(c)
委任代表就他/她會依循業主的投票指示而作出的聲明(C部分；如有的話)；及
(d)
已簽署的「收集個人資料目的說明」

(上文(a)至(d)項統稱為「填妥的表格」)(見附件B所載的範本) 應連同委任代表文書一併送交管委會秘書。為免生疑問，填妥的表格(見附件B所載的範本) 不構成委任代表文書的任何部分。委任代表文書應符合《條例》附表1A表格2所列的格式。

業主
  3.2.10

在收到委任代表文書和填妥的表格(見附件B所載的範本)(如有的話)後，管委會秘書(或協助他/她的公契經理人/物管公司)應︰


(a)
在委任代表文書和已填妥及簽署的表格的每一部分(A部分至C部分以及「收集個人資料目的說明」)蓋上管委會的印章(或公契經理人/物管公司的印章)。如表格是由業主親身遞交，管委會秘書(或公契經理人/物管公司)應在該業主在場時蓋印；
(b)
複印委任代表文書及填妥的表格(見附件B所載的範本)。副本上應顯示蓋印；
(c)
將委任代表文書、填妥的表格(見附件B所載的範本) 以及上文(b) 段所述的副本存放於安全地方。

秘書/公契經理人/物管公司
  3.2.11

為方便委任代表依循業主訂明的投票指示(見上文第2.2.3段),業主應按個別情況和需要下,仔細考慮是否需要委任替代代表。

業主
  3.2.12

業主在委任代表文書上的簽署應盡量與轉讓契據上的相同。

業主
  3.2.13

法人團體業主在授權他人簽署委任代表文書時,應遵守其章程的規定。

業主
  3.2.14

業主應在委任代表文書上註明其聯絡資料(例如電話號碼、電郵地址等),以便管委會主席對委任代表文書是否有效存疑時,可作查核。

業主
  3.2.15

每名委任代表(包括法人團體業主所委任的代表)就某次會議持有委任代表文書的數目上限應為:


(a)
就不多於20個單位6的大廈—1份;
(b)
就多於20個單位的大廈—不多於業主人數的5%(調整至最接近的整數)或50份(以較少者為準),但下限應為1份。

委任代表
   

送交和收集委任代表文書的時間

  
  3.2.16

開啟委任代表文書收集箱(如有的話)及點算委任代表文書的時間和地點應利便所有業主。

管委會秘書
  3.2.17

如公契經理人/物管公司(如有的話)協助管委會秘書收集委任代表文書,管委會秘書應就委任代表文書的送交時限和收集方法向公契經理人/物管公司給予明確指示。

管委會秘書
  3.2.18

建議業主在切實可行的情況下,盡早把委任代表文書送交管委會秘書,例如在會議舉行時間至少144小時(即至少六天)前,以讓管委會主席有足夠時間作核實。

業主
  3.2.19

業主應親自把填妥的委任代表文書連同填妥的表格(見附件B所載的範本)直接送交管委會秘書,或按照管委會秘書所指示的方法送交,並應避免將文書和表格交予第三方。業主在送交已簽署的委任代表文書及填妥的表格(見附件B所載的範本)予管委會秘書或按其指示送交前,應先複印副本。

業主
  3.2.20

每名業主所送交的委任代表文書應為正本。

業主
  3.2.21

委任代表文書收集箱(如有的話)應雙重上鎖,並放在大廈顯眼處。

管委會秘書
  3.2.22

確認收到委任代表文書的收據應連同以下各已蓋印的文件副本:

(a)
委任代表文書;及
(a)
填妥的表格(見附件B所載的範本)

一併在會議舉行的時間前留在訂立該份文書的業主的單位內或放入為該單位而設的信箱。為免生疑問,書已被核實。

管委會秘書
  3.2.23

管委會秘書把確認收到委任代表文書的收據留在訂立該份文書的業主的單位內,或放入為該單位而設的信箱後,亦可親身給予該業主額外已蓋印的確認收據(連同已蓋印的委任代表文 書及填妥的表格(見附件B所載的範本 )的副本各一份)。

管委會秘書
  3.2.24

建議業主在會議舉行的時間前查看有否接獲確認收到委任代表文書的收據,以確保管委會秘書已收到委任代表文書。如有疑問,業主應向管委會秘書查詢委任代表文書的處理事宜。

業主、管委會秘書
   

決定委任代表文書是否有效

  
  3.2.25

管委會主席應以公平和透明的方式,並按照《條例》的條文,處理委任代表文書。

管委會主席
  3.2.26

在決定委任代表文書是否有效時:


(a)
如該份文書符合《條例》附表1A所載的格式,管委會主席不應單憑該份文書不是由法團印備而拒絕接納;
(b)
t若業主僅在該份文書內提供了額外資料,例如香港身份證號碼或簽署文書的時間,並不會令該份文書無效;以及
(c)
管委會主席不應純粹以業主在該份文書上刪去印有的「代表姓名」並填上業主所委任的代表之姓名及簽署為由而拒絕接納該份文書。

管委會主席
  3.2.27

管委會主席如在會議前已裁決某份委任代表文書無效,應盡早聯絡有關業主,並解釋該份文書無效的原因,以便有關業主考慮應否在時限前7訂立新的委任代表文書或親自出席會議。

管委會主席
  3.2.28

如同一業主就某次法團會議送交兩份或以上且日期不同的委任代表文書,日期最近的委任代表文書通常會取代日期較遠的委任代表文書。


如有疑問,管委會主席應聯絡有關業主,查明業主擬使用哪一份委任代表文書。如委任代表文書沒有註明日期,或如有多於一份同為日期最近但委任的代表不同的委任代表文書,管委會主席應向有關業主查明。如管委會主席在採取合理步驟後仍未能確定該些委任代表文書的有效性,則所有委任代表文書應被視作無效。

管委會主席
  3.2.29

如就委任代表文書有任何疑問或不確定之處,管委會秘書應盡早(及無論如何不遲於會議舉行的時間)協 助管委會主席與有關業主聯絡,以核實委任代表文書。業主應盡量與管委會主席合作,以確保代表已妥為委任 。

管委會秘書、業主
  3.2.30

經管委會主席核實後,管委會秘書/公契經理人/物管公司(如適用的話)應在委任代表文書上面蓋上管委會/公契經理人/物管公司的印章,以顯示該份文書已獲核實。

管委會秘書/公契經理人/物管公司
   

展示有關委任代表文書的資料

  
  3.2.31

管委會秘書應給予業主充分時間,查閱送交了委任代表文書的單位的資料(委任代表文書的資料)。委任代表文書的資料應在會議舉行至少72 小時前在大廈顯眼處展示,並在送交委任代表文書的時限完結後予以更新,前提是有關的委任代表文書是在會議舉行至少48小時前送交的。委 任代表文書的資料應一直展示至會議後七天為止。

管委會秘書
  3.2.32

委任代表文書的資料應以清晰易明及字體大小適中的格式,在大廈顯眼處展示。如可行的話,管委會秘書可增設發布委任代表文書的資料的渠道(例如上載至法團網頁),以便業主查核。

管委會秘書
  3.2.33

委任代表文書的資料亦應包括:


(a)
收到的委任代表文書的總數;
(b)
若業主已送交委任代表文書但全部均被管委會主席決定為無效,在有關業主的單位上加註記號;以及
(c)
無效的委任代表文書的總數。

管委會秘書
  3.2.34

每份無效的委任代表文書上應註明文書無效的原因,並在法團會議前公布(例如以委任代表文書的資料一部分的方式展示)。就已被主席裁決為無效的委任代表文書而言,有關的業主、有關的委任代表、管委會主席及管委會秘書(及提供協助的公契經理人/物管公司)、《條例》下的主管當局(即民政事務局局長)及獲授權人員應被允許查閱相關的委任代表文書。

管委會秘書
  3.2.35

管委會秘書應提醒業主檢視委任代表文書的資料,以查看有否未經授權的委任。

管委會秘書
  3.2.36

除非公契列明其他釐定業主份數的方式,為求點算票數,管委會主席應確認每份經核實的委任代表文書所涵蓋的不可分割份數。

管委會主席

3.3

  

舉行業主大會

  
  3.3.1

管委會主席應:


(a)
有秩序地舉行會議;
(b)
向業主清楚解釋擬討論事項的背景和事實;
(c)
讓業主在業主大會上有平等機會發言;以及
(d)
鼓勵業主發表意見,以確保討論事項在付諸表決前經充分討論。

管委會主席
  3.3.2

管委會秘書應:


(a)
在業主大會開始前,確保出席人數達到會議的法定人數;
(b)
留意進入或離開業主大會會場的業主人數,以確保會議有足夠的法定人數才把決議付諸表決;
(c)
在法定人數不足的情況下,建議管委會主席把業主大會延期;
(d)
把業主所作的投票指示(即載於附件B的表格內的B部分,詳情請見第2.2.3 段)(如有的話)撕下並交給相關業主所委任的代表。委任代表應利用投票指示的部分(即載於附件B的表格內的B部分)作為選票並就相關決議投票;
(e)
承接上文(d)段,如在業主已事先向其委任代表作出投票指示(如有的話)(詳情見上文第2.2.3及3.2.8段)但該委任代表要求索取額外的選票的情況下:
(i)
向該委任代表查問箇中原因;及
(ii)
在可行的情況下立即聯絡和通知業主,或如未能取得聯絡或即時聯絡並不可行時,在會後再行嘗試。

管委會秘書、委任代表
  3.3.3

如業主已就某項「大型採購」作出投票指示,管委會秘書應避免將新的選票給予相關的委任代表。

管委會秘書

3.4

  

業主大會結束後的工作

  
  3.4.1

管委會


(a)
委任代表文書;
(b)
已蓋印的填妥的表格(見附件B所載的範本)的副本;
(c)
已用作為選票的投票指示(見第3.3.2(d)段及附件B)(如有的話);及
(d)
已作展示的委任代表文書的資料至少三年。

管委會C
  3.4.2

與委任代表有關的文件應予下列人士作查閱:


 管委會、業主、委任代表、公契經理人/物管公司

4.0

  

財務安排

  
4.1  

就不多於50個單位8的建築物而言,鼓勵每年收入或開支金額多於10萬元的法團將其財務報表(包括收支表和資產負債表)由法團藉業主大會通過的決議所聘請的會計師作審計。

管委會、法團


2 候選人的相聯者(Associates) 包括:

(a)
如候選人是個人︰
(i)
親屬；
(ii)
單位的共同持有人；
(iii)
該候選人(A)控制董事局之組成；(B) 控制超過半數的表決權；或(C) 持有超過半數已發行股本的法人團體；或該候選人為董事之法人團體；
(iv)
該候選人為僱員或代理人的法人團體；或
(v)
與該候選人有合夥業務的合夥人(不論該合夥人是個人或法人團體)；
(b)
如候選人是法人團體︰
(i)
該候選人的僱員或代理人；
(ii)
根據《公司條例》(第622章)所界定的有聯繫公司；
(iii)
單位的共同擁有人；
(iv)
該法人團體的董事；或
(v)
與該候選人有合夥業務的合夥人(不論該合夥人是個人或法人團體)。


3 作為參考⌈經審計開支“應為《條例》第27(1AA)(a)條所述的收支表中並由法團根據《條例》第27(1A) 條所聘請的會計師審計的開支。業委會可參照性質相近的⌈經審計開支⌋。


4 不包括任何車房、停車場或汽車間。


5 委任代表文書見《條例》附表1A表格2。經必要及恰當修改後，載於第3.2部分的最佳做法亦適用於委出管理委員會的業主會議及《條例》附表1A表格1 。


6 不包括任何車房、停車場或汽車間。


7 最佳做法為在會議舉行時間至少144小時(即至少六天)前(見第3.2.18段)。《條例》規定的時限為在會議舉行時間至少48小時前(見《條例》附表3第 4(3)段)。


8 不包括任何車房、停車場或汽車間。