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《大厦管理的最佳做法》修订本 (2019年版本)

最佳做法

要负责方

1.0

成立法团

  

1.1

   如建筑物的单位多于 500 个，法团管理委员会(管委会)的委员人数不应少于11。

业主

1.2

   在委任管委会委员期间，参选管委会委员的候选人应在投票前于他/她的提名表格或于业主会议、业主周年大会或业主大会上申报他/ 她与其他候选人及现届管委会委员的关联( 如有的话)(相联者申报表格范本载于附件A).2 。申报应记录在相关的会议纪录上。

参选管委会委员的候选人

2.0

 采购程序

  

2.1

 拟备招标书

  
 

2.1.1

 如拟采购的任何供应品、货品或服务的价值超过或相当可能超过过去三年的平均⌈经审计开支⌋3 (如有的话)的20%即使价值未达《条例》第 20A(2)条所订的水平，有关的采购亦应以招标承投方式进行。

法团/业委会/公契经理人/物管公司

2.2

 考虑及决定是否采纳标书

  
 

2.2.1

 如拟采购的供应品、货品或服务的价值超过或相当可能超过以下相应的⌈实际金额⌋ 或⌈占过去三年的平均经审计开支的百分比⌋( 以较低者为准)，相关各方( 如适用)应把该项采购界定为⌈大型采购⌋,

法团/业委会/公契经理人/物管公司
2.1 2.1.1

如大厦没有过去三年的经审计开支，相关各方(如有的话)可只依循按⌈实际金额⌋定义的标准。

  
  2.2.2

如要通过有关⌈大型采购⌋, 的决议，相关各方(如适用)应尽量出席和鼓励业主出席有关会议并亲自投票。


上述会议宜有至少20% 的业主(包括亲身出席的业主或获业主委任的代表)出席，并有至少10%或400名业主(以较少者为准)亲身出席该会议和就决议投票。

业主/法团/业委会/公契经理人/物管公司
  2.2.3

就有关⌈大型采购⌋以及只有⌈赞成⌋和⌈反对⌋选项并将付诸表决的决议而言， 业主可因应每项将付诸表决的决议的情况( 例如各项决议的选项会否取决于其他某些决议的结果)，向委任代表( 如已作出委任的话)订明投票指示。供业主在该情况下订明投票指示的范本载于附件B的B部分。

委任代表
   

相关说明请见下文第3.2.8、3.2.9及 3.2.10段。

  
  2.2.4

如采购须藉法团业主大会通过决议批准，有关的会议通知应载列显眼的⌈提示⌋说明每项工程的估价、每一份业权份数所承担之款额，以及每名业主在有关标书获决议批准后或须分担的开支。

委会秘书
2.3  

采纳标书后的工作

  
  2.3.1

商讨⌈大型采购⌋的管委会和法团会议的会议纪录应在有关会议日期后的28天内获派送到业主的信箱

委会秘书
3.0  

业主大会和使用委任代表文书

  

3.1

   召开业主大会和会议通知

  
  3.1.1

除了按照《条例》的要求发出会议通知外, 会议通知应在切实可行的情况下尽早(例如在法团会议至少21天前)在大厦显眼处展示。

管委会秘书
  3.1.2

会议通知应清楚订明:

(a)
送交委任代表文书的指定法定时限;
(b)
送交委任代表文书的方法和地点(例如委任代表文书收集箱的确实位置);以及
(c)
如有使用委任代表文书收集箱,开启该收集箱的时间和地点,以便业主可见证开启收集箱及点算委任代表文书的过程。

管委会秘书
  3.1.3

当有不少于5%的业主根据《条例》附表3第1(2)段提出召开业主大会的要求时,有关业主应:


(a)
提供一份名单,清楚显示提出要求的业主姓名、其居住的单位及其签名;
(b)
在向管委会主席提出要求前,查核是否已达到⌈提示5%的业主⌋的最低要求;以及
(c)
委派一人担任代表/联络人,以便更好地与管委会主席联系。

业主
  3.1.4

就按不少于5%的业主要求召开的法团业主大会,管委会主席应:


(a)
在所要求讨论的事项已于过去的法团大会上多次讨论但仍有不少于5% 的业主要求召开大会讨论该事项的情况下,联络该些业主,以商议合适方法解决问题;
(b)
核实开会要求是否由不少于5%的业主提出;以及
(c)
在收到召开会议的要求后,尽快通知管委会其他委员,以促进管委会内部协调和沟通。

管委会主席
  3.1.5

就按不少于5%的业主要求召开的法团业主大会,会上应先处理业主要求讨论的事项,除非要求讨论的事项的决议取决于另一决议 /事项的结果而有关业主未有要求讨论该另一决议/事项。管委会主席应按需要请有关业主就其要求作澄清。

管委会主席

3.2

   委任代表文书5

  
   

委任代表文书的格式

  
  3.2.1

管委会秘书:


(a)
在每份委任代表文书上印上法团会议日期及独有序号,以助确保业主知悉其委任代表将在哪次会议代其行使投票权,以及方便查核;
(b)
在每份委任代表文书夹附收集业主及委任代表个人资料目的说明(目的说明的范本载于附件C));
(c)
在每份委任代表文书夹附⌈注意事项⌋(见附件C),以提醒业主其投票权的重要性;
(d)
在会议通知夹附:(i)空白的委任代表文书;以及(ii)可供业主订明投票指示 (见附件B)所载的范本 )(只适用于有关⌈大型采购⌋以及只有⌈赞成⌋ 和⌈反对⌋选项并将付诸表决的决议)(见第 2.2.3 及 3.2.8 段) 和供委任代表作出声明的表格(见下文第3.2.7及3.2.8 段)，或在管理处提供(i)和(ii)所述的文书和表格；
(e)
派发⌈代表姓名⌋一栏留空的委任代表文书予业主填写；以及
(f)
准备登记册，让不打算委任代表的业主登记，并提供登记册予业主查阅。

填写委任代表文书
   

填写委任代表文书

  
  3.2.2

业主应仔细考虑代表的委任，并只委任他们信赖的人士为其代表，以确保有关代表会以业主的最佳利益行事

业主
  3.2.3

业主应只委任18岁或以上的人士为其代表。

业主
  3.2.4

业主在委任代表时，应在委任代表文书上填上所有需要填写的资料，尤其是⌈代表姓名⌋一栏。

业主
  3.2.5

业主不应把已签署但未有填上「代表姓名」的委任代表文书交予任何人士。

业主
  3.2.6

业主如收到印有「代表姓名」的委任代表文书，但拟另行委任他人为代表，可删去印有的姓名，并填上其委任代表之姓名，再在经修改的地方旁边签署。

业主
  3.2.7

业主在委任代表时，除了填写委任代表文书，亦应向其委任代表展示该份委任代表文书，并将表格(见附件B所载的范本交予其委任代表，让委任代表在表格内的A部份作出声明，表示有关的委任代表文书是从相关业主诚实地获得。有关业主及委任代表亦应签署 「收集个人资料目的说明」(见附件B所载的范本)。

业主、委任代表
  3.2.8

就有关「大型采购」以及只有「赞成」和「反对」选项并将付诸表决的决议而言，承接上文第2.2.3段，业主如打算订明其投票指示，应填妥表格(见附件B 所载的范本)内的 B 部份。委任代表应在表格内的C部分作出声明(见附件B所载的范本)，以表示他/她会依循业主的投票指示(如有的话)。有关业主及委任代表亦应签署「收集个人资料目的说明」(见附件B所载的范本)。

业主、委任代表
  3.2.9

载有下列部份的已填妥的表格正本(见附件B所载的范本):


(a)
委任代表就有关的委任代表文书是从相关业主诚实地获得而作出的声明(A部分)；
(b)
业主的投票指示(B部分；如有的话)；
(c)
委任代表就他/她会依循业主的投票指示而作出的声明(C部分；如有的话)；及
(d)
已签署的「收集个人资料目的说明」

(上文(a)至(d)项统称为「填妥的表格」)(见附件B所载的范本) 应连同委任代表文书一并送交管委会秘书。为免生疑问，填妥的表格(见附件B所载的范本) 不构成委任代表文书的任何部分。委任代表文书应符合《条例》附表1A表格2所列的格式。

业主
  3.2.10

在收到委任代表文书和填妥的表格(见附件B所载的范本)(如有的话)后，管委会秘书(或协助他/她的公契经理人/物管公司)应︰


(a)
在委任代表文书和已填妥及签署的表格的每一部分(A部分至C部分以及「收集个人资料目的说明」)盖上管委会的印章(或公契经理人/物管公司的印章)。如表格是由业主亲身递交，管委会秘书(或公契经理人/物管公司)应在该业主在场时盖印；
(b)
复印委任代表文书及填妥的表格(见附件B所载的范本)。副本上应显示盖印；
(c)
将委任代表文书、填妥的表格(见附件B所载的范本) 以及上文(b) 段所述的副本存放于安全地方。

秘书/公契经理人/物管公司
  3.2.11

为方便委任代表依循业主订明的投票指示(见上文第2.2.3段),业主应按个别情况和需要下,仔细考虑是否需要委任替代代表。

业主
  3.2.12

业主在委任代表文书上的签署应尽量与转让契据上的相同。

业主
  3.2.13

法人团体业主在授权他人签署委任代表文书时,应遵守其章程的规定。

业主
  3.2.14

业主应在委任代表文书上注明其联络资料(例如电话号码、电邮地址等),以便管委会主席对委任代表文书是否有效存疑时,可作查核。

业主
  3.2.15

每名委任代表(包括法人团体业主所委任的代表)就某次会议持有委任代表文书的数目上限应为:


(a)
就不多于20个单位6的大厦—1份;
(b)
就多于20个单位的大厦—不多于业主人数的5%(调整至最接近的整数)或50份(以较少者为准),但下限应为1份。

委任代表
   

送交和收集委任代表文书的时间

  
  3.2.16

开启委任代表文书收集箱(如有的话)及点算委任代表文书的时间和地点应利便所有业主。

管委会秘书
  3.2.17

如公契经理人/物管公司(如有的话)协助管委会秘书收集委任代表文书,管委会秘书应就委任代表文书的送交时限和收集方法向公契经理人/物管公司给予明确指示。

管委会秘书
  3.2.18

建议业主在切实可行的情况下,尽早把委任代表文书送交管委会秘书,例如在会议举行时间至少144小时(即至少六天)前,以让管委会主席有足够时间作核实。

业主
  3.2.19

业主应亲自把填妥的委任代表文书连同填妥的表格(见附件B所载的范本)直接送交管委会秘书,或按照管委会秘书所指示的方法送交,并应避免将文书和表格交予第三方。业主在送交已签署的委任代表文书及填妥的表格(见附件B所载的范本)予管委会秘书或按其指示送交前,应先复印副本。

业主
  3.2.20

每名业主所送交的委任代表文书应为正本。

业主
  3.2.21

委任代表文书收集箱(如有的话)应双重上锁,并放在大厦显眼处。

管委会秘书
  3.2.22

确认收到委任代表文书的收据应连同以下各已盖印的文件副本:

(a)
委任代表文书;及
(a)
填妥的表格(见附件B所载的范本)

一并在会议举行的时间前留在订立该份文书的业主的单位内或放入为该单位而设的信箱。为免生疑问,书已被核实。

管委会秘书
  3.2.23

管委会秘书把确认收到委任代表文书的收据留在订立该份文书的业主的单位内,或放入为该单位而设的信箱后,亦可亲身给予该业主额外已盖印的确认收据(连同已盖印的委任代表文 书及填妥的表格(见附件B所载的范本 )的副本各一份)。

管委会秘书
  3.2.24

建议业主在会议举行的时间前查看有否接获确认收到委任代表文书的收据,以确保管委会秘书已收到委任代表文书。如有疑问,业主应向管委会秘书查询委任代表文书的处理事宜。

业主、管委会秘书
   

决定委任代表文书是否有效

  
  3.2.25

管委会主席应以公平和透明的方式,并按照《条例》的条文,处理委任代表文书。

管委会主席
  3.2.26

在决定委任代表文书是否有效时:


(a)
如该份文书符合《条例》附表1A所载的格式,管委会主席不应单凭该份文书不是由法团印备而拒绝接纳;
(b)
t若业主仅在该份文书内提供了额外资料,例如香港身份证号码或签署文书的时间,并不会令该份文书无效;以及
(c)
管委会主席不应纯粹以业主在该份文书上删去印有的「代表姓名」并填上业主所委任的代表之姓名及签署为由而拒绝接纳该份文书。

管委会主席
  3.2.27

管委会主席如在会议前已裁决某份委任代表文书无效,应尽早联络有关业主,并解释该份文书无效的原因,以便有关业主考虑应否在时限前7订立新的委任代表文书或亲自出席会议。

管委会主席
  3.2.28

如同一业主就某次法团会议送交两份或以上且日期不同的委任代表文书,日期最近的委任代表文书通常会取代日期较远的委任代表文书。


如有疑问,管委会主席应联络有关业主,查明业主拟使用哪一份委任代表文书。如委任代表文书没有注明日期,或如有多于一份同为日期最近但委任的代表不同的委任代表文书,管委会主席应向有关业主查明。如管委会主席在采取合理步骤后仍未能确定该些委任代表文书的有效性,则所有委任代表文书应被视作无效。

管委会主席
  3.2.29

如就委任代表文书有任何疑问或不确定之处,管委会秘书应尽早(及无论如何不迟于会议举行的时间)协 助管委会主席与有关业主联络,以核实委任代表文书。业主应尽量与管委会主席合作,以确保代表已妥为委任 。

管委会秘书、业主
  3.2.30

经管委会主席核实后,管委会秘书/公契经理人/物管公司(如适用的话)应在委任代表文书上面盖上管委会/公契经理人/物管公司的印章,以显示该份文书已获核实。

管委会秘书/公契经理人/物管公司
   

展示有关委任代表文书的资料

  
  3.2.31

管委会秘书应给予业主充分时间,查阅送交了委任代表文书的单位的资料(委任代表文书的资料)。委任代表文书的资料应在会议举行至少72 小时前在大厦显眼处展示,并在送交委任代表文书的时限完结后予以更新,前提是有关的委任代表文书是在会议举行至少48小时前送交的。委 任代表文书的资料应一直展示至会议后七天为止。

管委会秘书
  3.2.32

委任代表文书的资料应以清晰易明及字体大小适中的格式,在大厦显眼处展示。如可行的话,管委会秘书可增设发布委任代表文书的资料的渠道(例如上载至法团网页),以便业主查核。

管委会秘书
  3.2.33

委任代表文书的资料亦应包括:


(a)
收到的委任代表文书的总数;
(b)
若业主已送交委任代表文书但全部均被管委会主席决定为无效,在有关业主的单位上加注记号;以及
(c)
无效的委任代表文书的总数。

管委会秘书
  3.2.34

每份无效的委任代表文书上应注明文书无效的原因,并在法团会议前公布(例如以委任代表文书的资料一部分的方式展示)。就已被主席裁决为无效的委任代表文书而言,有关的业主、有关的委任代表、管委会主席及管委会秘书(及提供协助的公契经理人/物管公司)、《条例》下的主管当局(即民政事务局局长)及获授权人员应被允许查阅相关的委任代表文书。

管委会秘书
  3.2.35

管委会秘书应提醒业主检视委任代表文书的资料,以查看有否未经授权的委任。

管委会秘书
  3.2.36

除非公契列明其他厘定业主份数的方式,为求点算票数,管委会主席应确认每份经核实的委任代表文书所涵盖的不可分割份数。

管委会主席

3.3

  

举行业主大会

  
  3.3.1

管委会主席应:


(a)
有秩序地举行会议;
(b)
向业主清楚解释拟讨论事项的背景和事实;
(c)
让业主在业主大会上有平等机会发言;以及
(d)
鼓励业主发表意见,以确保讨论事项在付诸表决前经充分讨论。

管委会主席
  3.3.2

管委会秘书应:


(a)
在业主大会开始前,确保出席人数达到会议的法定人数;
(b)
留意进入或离开业主大会会场的业主人数,以确保会议有足够的法定人数才把决议付诸表决;
(c)
在法定人数不足的情况下,建议管委会主席把业主大会延期;
(d)
把业主所作的投票指示(即载于附件B的表格内的B部分,详情请见第2.2.3 段)(如有的话)撕下并交给相关业主所委任的代表。委任代表应利用投票指示的部分(即载于附件B的表格内的B部分)作为选票并就相关决议投票;
(e)
承接上文(d)段,如在业主已事先向其委任代表作出投票指示(如有的话)(详情见上文第2.2.3及3.2.8段)但该委任代表要求索取额外的选票的情况下:
(i)
向该委任代表查问个中原因;及
(ii)
在可行的情况下立即联络和通知业主,或如未能取得联络或即时联络并不可行时,在会后再行尝试。

管委会秘书、委任代表
  3.3.3

如业主已就某项「大型采购」作出投票指示,管委会秘书应避免将新的选票给予相关的委任代表。

管委会秘书

3.4

  

业主大会结束后的工作

  
  3.4.1

管委会


(a)
委任代表文书;
(b)
已盖印的填妥的表格(见附件B所载的范本)的副本;
(c)
已用作为选票的投票指示(见第3.3.2(d)段及附件B)(如有的话);及
(d)
已作展示的委任代表文书的资料至少三年。

管委会C
  3.4.2

与委任代表有关的文件应予下列人士作查阅:


 管委会、业主、委任代表、公契经理人/物管公司

4.0

  

财务安排

  
4.1  

就不多于50个单位8的建筑物而言,鼓励每年收入或开支金额多于10万元的法团将其财务报表(包括收支表和资产负债表)由法团藉业主大会通过的决议所聘请的会计师作审计。

管委会、法团


2 候选人的相联者(Associates) 包括:

(a)
如候选人是个人︰
(i)
亲属；
(ii)
单位的共同持有人；
(iii)
该候选人(A)控制董事局之组成；(B) 控制超过半数的表决权；或(C) 持有超过半数已发行股本的法人团体；或该候选人为董事之法人团体；
(iv)
该候选人为雇员或代理人的法人团体；或
(v)
与该候选人有合伙业务的合伙人(不论该合伙人是个人或法人团体)；
(b)
如候选人是法人团体︰
(i)
该候选人的雇员或代理人；
(ii)
根据《公司条例》(第622章)所界定的有联系公司；
(iii)
单位的共同拥有人；
(iv)
该法人团体的董事；或
(v)
与该候选人有合伙业务的合伙人(不论该合伙人是个人或法人团体)。


3 作为参考⌈经审计开支“应为《条例》第27(1AA)(a)条所述的收支表中并由法团根据《条例》第27(1A) 条所聘请的会计师审计的开支。业委会可参照性质相近的⌈经审计开支⌋。


4 不包括任何车房、停车场或汽车间。


5 委任代表文书见《条例》附表1A表格2。经必要及恰当修改后，载于第3.2部分的最佳做法亦适用于委出管理委员会的业主会议及《条例》附表1A表格1 。


6 不包括任何车房、停车场或汽车间。


7 最佳做法为在会议举行时间至少144小时(即至少六天)前(见第3.2.18段)。《条例》规定的时限为在会议举行时间至少48小时前(见《条例》附表3第 4(3)段)。


8 不包括任何车房、停车场或汽车间。